Aina on vähemmän jaettavaa kuin hakijoita, siksi hyvä hakemus on parempi kuin huono. Useimmat hakemukset ovat kuitenkin hyviä mutta apurahaloton onnistumisprosentti on nykyään vähäinen eli noin kymmenesosa. Kirjastoapurahoissa tärppää useammin.

Seuraava koskee eniten valtion apurahoja, mutta samat periaatteet pätevät myös säätiöihin ja rahastoihin.

Kenelle myönnetään

• apuraha voidaan myöntää vain maksajan (valtion, säätiön) määrittelemillä edellytyksillä
• ammatillisuus – vain taiteen ammattilaisille voidaan myöntää valtion apurahaa. Miten ammatillisuus määritellään, on väljä asia. Julkaissut kirjailija katsotaan ammattilaiseksi.
• ilmoituksessa mainittuihin kohteisiin. Kohde- tai kirjastoapurahoja tai pitkiä työskentelyapurahoja myönnetään ainoastaan kirjalliseen työhön, siis kirjoittamiseen ja taustatyöhön, ei työvälineisiin, matkoihin, terveydenhoitoon tai kirjailijasivuun.
• kaunokirjallisuuteen. Tietokirjallisuudelle haetaan tietokirjallisuuden apurahoista, ei taiteen. Esseet ovat rajalla; jos kyseessä on selvästi kaunokirjallinen esseistiikka, apuraha voidaan myöntää.
• apurahoja myönnetään myös taidejournalismiin ja kääntämiseen.
• monikulttuurisuuteen ja rasismin vastaiseen työhön, residenssityöskentelyyn tai matkoihin eli liikkuvuuteen, lastenkulttuuriin ja vammaisille suuntautuviin hankkeisiin on omat apurahansa.
• hakuilmoitukset ovat nykyään yhteiset kaikille taiteenaloille, joten ne eivät toimi erityisen hyvin. Myös hakulomake tai raportointilomake ovat osin kummallisia kirjallisuuden näkökulmasta, kun niissä saatetaan kysellä yhteistyötahoista tai hankkeen vaikuttavuudesta. Kuvataiteissa tai esitystaiteissa on paljon kustannuksia. Kirjoittamisessa on läsnä kirjoittaja ja tietokone, joten tiedusteltuja työkustannuksia ei juuri tule eikä yhteistyötahojakaan tavallisesti ole. Jos kirjahankkeella on jo kustantaja, sen voi mainita tai sitten ilmoittaa, mille kustantajalle aikoo käsikirjoitusta tarjota. Samoin kohderyhmäajattelu tai teoksen vaikuttavuuden arviointi on vierasta kirjallisuudelle, mutta ao. kohdat pitää kuitenkin täyttää lomakkeissa.
• apurahoja myönnettäessä on otettava huomioon monta tasapuolisuutta. Alueellinen, sukupuolten välinen, lajien välinen, kieli, uudet ja nuoret kirjailijat huomioon ottava.

Tee nämä etukäteen

• jos hermostuttaa, printtaa tyhjä lomake, täytä se käsin ja ala vasta sitten täyttää lomaketta netissä. Joka tapauksessa kirjoita etukäteen nämä:
• cv – kirjallisesta näkökulmasta. CV:n ei tarvitse olla laaja. Peruskoulutuksen ja pisimmät työsuhteet voi mainita, samoin kirjallisuuteen ja taiteeseen liittyvät työt (opettaminen, tutkimus). Tärkeimpiä ovat julkaistut teokset. Ei ole haitaksi kertoa, jos on aktiivinen kirjallisissa yhteisöissä.
• kirjoita luettelo julkaistuista teoksistasi, myös näytelmät ja käsikirjoitukset, osallisuudet antologioissa tai lavarunoudessa yms.
• tee tiedosto, johon merkitset kaikki saamasi apurahat ja palkinnot. Kun nämä kolme ovat valmiina, ne helpottavat kaikkia tulevia apurahahakemuksia. Muista päivittää ne ennen kuin ryhdyt hakemaan apurahaa.
• mieti ja kirjoita kuvaus hankkeestasi ennen kuin alat täyttää lomaketta, johon voit kopioida kuvauksen suoraan. Kirjoita lyhyt parin lauseen kuvaus ja pidempi työsuunnitelma, johon kirjaat myös aikataulun. Lomakkeessa saatetaan vaatia teoksen teemojen kuvailua, joten hahmottele myös ne. Älä selitä juonta tai henkilöitä. Yleisluontoinen, ytimekäs kuvailu riittää. Lyhyt hankekuvaus on tärkeä, koska se kulkee hakijan nimen mukana erilaisissa yhteenvedoissa.
• mieti hankkeesi kustannusarvio. Kirjailija voi hyvin kirjoittaa kuluiksi ”normaalit elämiskustannukset”. Yleisesti katsotaan, että elinkustannukset ovat noin 1.700 euroa kuukaudessa eli taiteilija-apurahasta käteen jäävä määrä. Jos haet 4.000 euron apurahaa, sinun oletetaan työskentelevän sillä 2 – 2,5 kuukautta.
• jos lomakkeen täyttäminen tuntuu tuskaiselta, sen voi täyttää useammassa erässä. Keskeneräinen lomake jää talteen ja siihen voi palata. Tietoja voi korjata ja muuttaa.
• hae ajoissa. Tätä ei voi kylliksi painottaa. Apurahaa voi hakea vaikka heti ensimmäisenä päivänä kun lomake avautuu. Yleinen periaate: ajoissa tehty on helpoimmin tehty. Jos jotakin puuttuu, sen ehtii hankkia. Viimeisenä päivänä saattaa nettiyhteys tiltata, jokin tieto puuttuu tai mitä tahansa voi tapahtua. Myöhässä tullutta hakemusta ei saa ottaa huomioon.

Lomakkeen täyttäminen netissä

• lomakkeen täyttäminen ei ole vaikeata. Kun kohdassa lukee sukunimi ja etunimet, siihen kirjoitetaan sukunimi ja etunimet. Jos lukee pankkitili, siihen kirjoitetaan pankkitili. Ei se sen kummempaa ole. Lomakkeen täyttäminen vaatii keskittymistä ja tunnin tai kahden työrupeamaa, jos pohjatyöt on tehty hyvin.
• ensin on kirjauduttava. Se onnistuu pankkitunnuksilla.
• kun on kirjoitettu nimi, sukupuoli, asiointikieli, pankkitili ja puhelinnumero sekä osoite, siirrytään vaiheeseen, joka vaatii hiukan ajattelua.
• apurahan määrä. Haettavan apurahan asiallisesta määrästä saa kuvan, kun ennen hakemista selaa aiemmin myönnettyjä apurahoja. Suunnilleen samassa haarukassa on hyvä pysyä. 2.500 euroa on minimiapuraha. Haettua suurempaa apurahaa ei voida myöntää, mutta pienempi kyllä. Haetun summan pitää olla myös suhteessa työmäärään.
• vuosiapurahoja saa vähäinen määrä kirjailijoita. Vuosi- tai useamman vuoden työskentelyapurahaa hakiessa kannattaa miettiä, mihin oma tuotanto riittää. Toki esikoiskirjailija voi hakea 3-vuotista tai 5-vuotista, ei siitä rangaista, mutta tavallisesti myönnetään ensin puolivuotinen tai yksivuotinen apuraha, ja jos tuotanto jatkuu tasokkaana, työskentelyvuosia tulee lisää. Apuraha-anomuksessa tulee olla riittävän täsmällinen ja todellisuudentajuinen suunnitelma vuodelle, kolmelle tai jopa viidelle vuodelle. Lomakkeessa kysytään, haetko 1/2, 1, 3 vai 5-vuotista apurahaa. Laita rasti kaikkiin sopiviin vaihtoehtoihin. Jos esimerkiksi rasti on vain kolmivuotisen apurahan kohdalla, sinulle ei voida myöntää yksivuotista, koska et ole sitä hakenut.
• aiemman tuotannon laatu ja määrä ja tulevan projektin kiinnostavuus ja vaihe ovat kaikkein tärkein asia apurahan saannissa.
• käyttötarkoitus lyhyesti– nyt otat esiin jo etukäteen kirjoittamasi lyhyen kuvauksen hankkeestasi. Samaa romaania tai runokokoelmaa varten voi hakea apurahaa useamman kerran, kun kohdistaa hakemuksen eri työskentelyvaiheisiin: taustatyö, ensimmäinen versio tai kehittely ja hiominen. Lyhyt käyttötarkoitus on tärkeä, koska se kulkee kaikissa listoissa hakijan nimen mukana. Siksi täsmällinen ilmaisu on paikallaan. ”Ilmastoahdistusta käsittelevän romaanin kirjoittamiseen” kertoo enemmän kuin ”Kirjalliseen työhön” tai ”Romaanin kirjoittamiseen”.
• työsuunnitelma tai käyttötarkoitus, samaa asiaa ajetaan takaa. Tähän kopioit aiemmin tekemäsi työsuunnitelman. Ole konkreettinen ja selkeä. Apuraha-anomus on asiaproosaa. Siinä ei tarvitse pyrkiä kaunokirjallisiin tavoitteisiin tai korkeisiin teoreettisiin hahmotelmiin. Tee helposti luettava, aikataulutettu työsuunnitelma, joka on asiallisessa suhteessa hakemasi apurahan määrään. Ytimekkyys on valttia. Kerro selkeästi, mitä aiot tehdä ja kuinka kauan käyttää siihen aikaa. Ei tarvitse kertoa romaanin juonta ja henkilöitä eikä varsinkaan ole tarpeen kehua itseään etukäteen. Jos teokselle on tiedossa kustantaja, sen voi mainita.
• 3 vuoden aikana saadut apurahat. Tämän luettelon olet tehnyt etukäteen. On syytä olla rehellinen. Saadut apurahat tarkistetaan niiltä, joille apuraha aiotaan myöntää. Merkitse myös hakemasi apurahat, joista ei ole vielä päätöstä. Niihin voit kirjoittaa ”haettu” tai ”avoinna”. Jos olet saanut vuosiapurahan suuruisen summan eli noin 20.000 euroa esimerkiksi useampana pienempänä apurahana, ei kannata hakea enempää. Ei myönnetä kuitenkaan.
• julkaistut teokset – teosluettelo sinulla on valmiina. Mainitse myös kustantaja.
• jos kysytään myös ”muuta taiteellista toimintaa” voit luetella saamasi palkinnot ja ehdokkuudet, toimintasi yhdistyksissä tai luottamustoimissa, opetustoimet yms.
• liitteet – tähän liitetään cv, joka sinulla on valmiina ja päivitettynä. Ole tarkoituksenmukainen, runsas liitteiden määrä ei ole tarpeellista.
• yksityiset säätiöt haluavat usein lausunnon suosittelijalta, mutta valtio ei sellaista edellytä. On kohteliasta antaa lausunnon antajalle aikaa toimia ja tilaisuus kieltäytyä, syystä mistä hyvänsä. Ei ole asiallista kirjoittaa hakemukseensa henkilön nimeä kysymättä tältä lupaa.
• valtio ja useimmat säätiöt vaativat raportointia. Halutaan seurata, onko raha käytetty siihen, mihin se on myönnetty. Raportinkaan ei tarvitse olla laaja. Se tehdään apurahakauden päätyttyä, useimmiten siis vuoden lopussa.
• aina voi käydä niin, että suunnitelmat muuttuvat. Ei syytä paniikkiin. Suunnitelmien muutokset kyllä ymmärretään kuuluvaksi taiteellisen toiminnan ominaislaatuun. Rahoja ei peritä takaisin. Raporttiin voi kirjata muutokset ja selittää, miksi näin kävi.
• voiko tehdä monta anomusta samaan apurahahakuun tai hakea yhdellä anomuksella useampaan projektiin? Voi, mutta parempi on harkita, mikä hanke on itselle tärkein. Yhdelle hakijalle ei kuitenkaan myönnetä monta apurahaa. Sen sijaan ei ole mitään estettä hakea valtiolta sekä kohde- että kirjastoapurahaa ja vuosiapurahaa – ja tietysti myös yksityisiltä säätiöiltä.
• jos saat pitkän apurahan, sinulta edellytetään keskittymistä taiteelliseen työhön apurahakauden ajaksi. Alueiden kohdeapurahoissa tätä rajoitusta ei ole. Säännöllistä palkkatyötä ei saa samaan aikaan tehdä. Keikkoja saa tehdä, mutta säännöllistä sivutointa varten on anottava lupa. Lupa annetaan, mikäli työtunteja on korkeintaan 12 viikossa.
• apurahansaajan on otettava eläkevakuutus Melasta, mikäli apurahajakso kestää vähintään 4 kuukautta ja on vähintään 1.274,21 euroa eli noin 320 euroa kuukaudessa. Uusimmat luvut löytyvät Melan sivuilta. Eläkevakuutus on hyvä asia. Se vaikuttaa myös mahdollisiin sairauspäivärahoihisi. Samalla voi ottaa myös vapaaehtoisen tapaturmavakuutuksen.